ADG-Infoservice Regulatorik

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Mit unserer heutigen Ausgabe des ADG-Infoservice geben wir Ihnen einen Überblick darüber, welche Entscheidungen, Regelungen und Konzeptionen im aufsichtsrechtlichen Bereich wichtig für Ihre tägliche Praxis werden. So hat die BaFin beispielsweise die neuen Mindestanforderungen an das Beschwerdemanagement veröffentlicht. Ebenso wie die Mindestanforderungen an die Compliance-Funktion und die weiteren Verhaltens-, Organisations- und Transparenzpflichten für Wertpapierdienstleistungsunternehmen (MaComp), die inhaltlich und redaktionell an aktuelle Rechtsentwicklungen und Verwaltungspraktiken angepasst worden sind.

BaFin veröffentlicht Mindestanforderungen an das Beschwerdemanagement

Im Rahmen unseres ADG-Infoservices haben wir Sie bereits in der Ausgabe September 2017 auf die Konsultation eines Rundschreibens und einer Allgemeinverfügung der BaFin zum Thema „Beschwerdemanagement“ hingewiesen.

Das Rundschreiben wurde nun – nach erfolgter Konsultation durch die BaFin im April – veröffentlicht und ist einen Tag später in Kraft getreten. Daher sind die Regelungen aus dem Rundschreiben unverzüglich umzusetzen.

Die Allgemeinverfügung, die für CRR-Kreditinstitute eine regelmäßige Berichtspflicht über die eingegangenen Beschwerden an die BaFin vorsah, wird bis auf weiteres durch die BaFin nicht erlassen.

Die Anforderungen des Rundschreibens richten sich an:

  • alle CRR-Kreditinstitute i.S.v. § 1 Abs. 3d Satz 1 KWG (inklusive Zweigniederlassungen im Ausland)
  • Zweigstellen von Unternehmen mit Sitz im Ausland i.S.v. § 53 Abs. 1 KWG, die das Einlagen- und das Kreditgeschäft betreiben
  • Zahlungsinstitute i.S.v. § 1 Abs. 1 Nr. 1 ZAG (inklusive Zweigniederlassungen im Ausland)
  • E-Geld-Institute i.S.v. § 1 Abs. 2 Nr. 1 ZAG (inklusive Zweigniederlassungen im Ausland)
  • Kapitalverwaltungsgesellschaften i.S.v. § 17 Abs. 1 Satz 1 KAGB hinsichtlich der kollektiven Vermögensverwaltung von OGAW und Publikums-AIF

Begriffsbestimmungen

Als Beschwerde ist nach dem vorliegenden Rundschreiben jede Unzufriedenheitsäußerung eines Beschwerdeführers (natürliche oder juristische Person) anzusehen, die in Zusammenhang mit der Dienstleistungserbringung  nach dem KWG, ZAG oder KAGV steht. Nicht umfasst sind Dienstleistungen nach dem KWG, die zugleich Wertpapierdienstleistungen oder Wertpapiernebendienstleistungen nach dem WpHG darstellen. Dabei muss der Begriff „Beschwerde“ nicht zwingend verwendet werden. Die Beschwerde ist an keine bestimmte Form gebunden.


Interne Vorkehrungen zur Beschwerdebearbeitung

Beschwerden müssen gemäß den neuen Vorgaben zuverlässig aufgenommen und ausgewertet werden, um Erkenntnisse über mögliche Versäumnisse und Unzulänglichkeiten im Geschäftsbetrieb zu gewinnen und diese abzustellen zu können. Die gewonnen Erkenntnisse müssen in das Risikomanagement einbezogen werden und sind von der Internen Revision zu berücksichtigen.

Die Unternehmen, die unter dieses neue Rundschreiben fallen, müssen  wirksame und transparente Verfahren zur Beschwerdebearbeitung in den Organisationsrichtlinien entwickeln und den relevanten Mitarbeitern zugänglich machen. In den Organisationsrichtlinien sind die Beschwerdeeinreichung, die Beschwerdebearbeitung einschließlich der Zuständigkeiten, die Weiterverfolgung von Maßnahmen zur Einhaltung der Grundsätze und Verfahren sowie das interne Berichtswesen festzulegen. Die Geschäftsleitung ist für den Beschluss, die Umsetzung und die Überwachung der Einhaltung der Grundsätze und Verfahren der Beschwerdebearbeitung verantwortlich. Die Unternehmen haben den internen Informationsfluss sowie die Einrichtung und Einhaltung der internen Berichtspflichten sicherzustellen. Weiterhin ist eine Beschwerdemanagementfunktion einzurichten, die dafür sorgt:

  • dass alle Beschwerden objektiv und angemessen in Einklang mit den Grundsätzen und Verfahren der Beschwerdebearbeitung untersucht werden; und
  • dass mögliche Interessenkonflikte identifiziert und eine Beeinträchtigung der Beschwerdebearbeitung durch Interessenskonflikte vermieden werden.

Interne Verfahren zur Beschwerdebearbeitung

Alle Beschwerden, deren Bearbeitung, getroffene Maßnahmen sowie die abschließenden Entscheidungen sind systematisch in einem internen Beschwerderegister zu dokumentieren. Dieses ist elektronisch oder in einer anderen Form zu führen, so dass eine systematische Auswertung möglich ist, es vor sachlich nicht gebotenen Änderungen geschützt ist und nachträgliche Änderungen zu erkennen sind. Es ist dafür Sorge zu tragen, dass eine ungehinderte Einsichtnahme durch zuständige Mitarbeiter, die Prüfer und die BaFin möglich ist. Vorbehaltlich abweichender gesetzlicher Vorgaben sind die Unterlagen mindestens fünf Jahre aufzubewahren. Die Daten zur Beschwerdebearbeitung müssen fortlaufend analysiert werden, sodass wiederholt auftretende oder systematische Probleme sowie potenzielle rechtliche und operationelle Risiken festgestellt und behoben werden können. Gemäß den Vorgaben des Rundschreibens kann dies durch nachfolgende Maßnahmen erfolgen:

  • Analyse der Hintergründe der einzelnen Beschwerden zur
  • Ursachenermittlung bestimmter Arten von Beschwerden
  • Überlegungen, ob möglicherweise auch andere Produkte und Prozesse von diesen Ursachen betroffen sein könnten
  • Beseitigung der Ursachen, soweit möglich und sinnvoll

Die vom Rundschreiben betroffenen Unternehmen müssen auf leicht zugängliche Weise über die Verfahren zur Beschwerdebearbeitung informiert werden (z.B. auf der Internetseite, in Broschüren, Vertragsunterlagen etc.). Dabei muss gemäß dem Rundschreiben mindestens auf folgende Inhalte eingegangen werden:

  • Wie ist eine Beschwerde einzureichen? (z.B. zuständige Stelle oder Person, an die Beschwerden zu richten sind)
  • Wie ist der Ablauf des Beschwerdeverfahrens? (z.B. ungefähre Bearbeitungszeiträume)
  • Gibt es zuständige Behörden oder alternative Streitbeilegungsverfahren?

Der Beschwerdeführer ist bei Eingangsbestätigung der Beschwerde oder auf Nachfrage schriftlich oder elektronisch über das Verfahren zur Beschwerdebearbeitung zu informieren. Auf eine Beschwerde ist vorbehaltlich abweichender gesetzlicher Vorgaben unverzüglich und ohne Verzögerungen zu antworten. Kann innerhalb der intern festgelegten Frist keine Antwort erfolgen, ist der Beschwerdeführer über die Gründe der Verzögerung und die voraussichtliche Dauer der Bearbeitung zu informieren. Ein beaufsichtigtes Unternehmen muss sich darum bemühen, alle für die Beschwerde relevanten Beweismittel und Informationen zusammenzutragen und zu prüfen. Wenn der Forderung des Beschwerdeführers nicht vollständig nachgekommen werden kann, müssen ihm die Gründe für die Ablehnung sowie die Möglichkeiten zur Aufrechterhaltung seiner Beschwerde (z.B. auf die alternativen Streitbeilegungsverfahren) erläutert werden.

Wenn der Beschwerdeführer damit einverstanden ist, können mündliche Beschwerden auch nur mündlich beantwortet werden. Ansonsten muss vorbehaltlich abweichender gesetzlicher Regelungen jede abschließende Antwort an den Beschwerdeführer in Papierform oder aber auf einem dauerhaften Datenträger erfolgen.

Rundschreiben der BaFin herunterladen



MACOMP: BaFin aktualisiert Rundschreiben

Mit Datum vom 19.04.2018 hat die BaFin die Mindestanforderungen an die Compliance-Funktion und die weiteren Verhaltens-, Organisations- und Transparenzpflichten für Wertpapierdienstleistungsunternehmen (MaComp) neu veröffentlicht sowie inhaltlich und redaktionell an aktuelle Rechtsentwicklungen und Verwaltungspraktiken angepasst. Darüber informiert sie in ihrer Pressemitteilung.

Die BaFin erläutert darin, dass die vorgenommenen Änderungen insbesondere aus der überarbeiteten Finanzmarktrichtlinie (Markets in Financial Instruments Directive II – MiFID II), die im neuen Wertpapierhandelsgesetz (WpHG) umgesetzt wurde, aus der neugefassten Wertpapierdienstleistungs-Verhaltens- und -Organisationsverordnung (WpDVerOV), der Delegierten Verordnung zu den Organisationsanforderungen der MiFID II sowie aus den Vorgaben der Europäischen Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde ESMA resultieren.

Hervorzuheben sind laut BaFin insbesondere die zusätzlichen Module, die auf neue Leitlinien der ESMA zurückgehen. Hierzu gehören die Anforderungen an das Produktfreigabeverfahren (Product Governance), an die Qualifikation von Mitarbeitern, an den Umgang mit komplexen Finanzinstrumenten und an Querverkäufe. Zudem wurden die bereits bestehenden Module zur Ausführung von Kundenaufträgen, zur Überwachung von Mitarbeitergeschäften und zu Zuwendungen überarbeitet, wie die BaFin erläutert.

Sie führt weiter aus, dass die MaComp auch weiterhin an neue Entwicklungen angepasst werden müssen. So sei bereits erkennbar, dass das Modul BT 7 aktualisiert werden müsse, sobald die ESMA ihre geplante Leitlinie zur Geeignetheit von Anlageempfehlungen veröffentlicht hat.

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EBA Konsultiert Leitlinien für Notleidende und gestundete Kredite

Bereits im März dieses Jahres hat die Europäische Bankenaufsicht die Leitlinien zur Steuerung notleidender und gestundeter Kredite zur Konsultation gestellt. Derzeit bestehen entsprechende Leitlinien nur für signifikante Banken. Die neuen Leitlinien sind hingegen von allen Banken anzuwenden und enthalten einen abgestuften Pflichtenkatalog in Abhängigkeit der Höhe der ausgefallenen Kredite. Die Konsultationsphase der neuen Leitlinien läuft noch bis zum 8. Juni 2018. Im Sommer 2018 sollen sie fertiggestellt werden, so dass eine Umsetzung mit dem Jahresbeginn 2019 erfolgen kann.

Konsultation der EBA herunterladen

Pressemitteilung der EBA herunterladen



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